Lo online ya estaba…pero ha llegado para quedarse, más aún.

Trabajo, ocio, videoconferencias, privacidad… Podemos afirmar, sin miedo a equivocarnos, que en el último año hemos hecho más videoconferencias -independientemente de la herramienta utilizada: WhatsApp, Instagram, Zoom, Teams, Meet…- que en toda nuestra vida o, al menos, que la media de los años anteriores. Y es que la pandemia del Coronavirus ha cambiado muchos hábitos de vida y ha “impuesto” las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en todos los ámbitos.

Si bien es cierto que, antes de marzo de 2020, las TIC ya estaban presentes -y mucho- en nuestras vida tanto a nivel profesional como personal, también es cierto que su presencia no era “obligada”, el ya famoso confinamiento, la obligación de permanecer en casa hizo que lo que antes era una reunión o un Curso presencial se convirtiera en una videollamada o en una formación online; lo que antes era quedar a tomar algo en una terraza o ir al teatro se convirtiera en una videollamada con amigos con una copa en la mano para charlar un rato o ver un directo en Instagram con el actor de turno; lo que antes era madrugar para arreglarte, coger el coche o el transporte público para ir al trabajo se convirtiera -en los casos en los que fuese posible- en teletrabajo. Y todo, como decimos, “a la fuerza”, la Pandemia se impuso y las empresas y los usuarios tuvimos que adaptarnos de la mejor manera que pudimos.

En 2021, con la llegada de la vacuna y el mayor conocimiento y medios para controlar el virus, parece que estamos un “poco más cerca” de volver a la normalidad pero todo apunta a que el teletrabajo, las videollamadas, la formación online…han venido para quedarse. Y precisamente por eso hacemos este post para darte algunas pautas y consejos para proteger al máximo tu privacidad -y la de los tuyos- así como la seguridad de tus cuentas.

Y es que, en los últimos meses hemos visto situaciones más o menos simpáticas de pequeños incidentes que ocurrían en el trascurso de videoconferencias y que estaban provocadas por despistes de sus protagonistas. Pero también hemos visto severos fallos de seguridad en los que hackers se “colaban” con enorme facilidad en reuniones online de temas de trabajo

De manera más o menos cómica, lo cierto es que todas estas cuestiones ponen de manifiesto los riesgos a los que nos exponemos y podemos exponer a los demás al participar en reuniones online (de nuevo, en cualquier ámbito: trabajo, ocio, videoconferencias, privacidad) y al hacer uso de las TIC en todo momento. Por eso, es esencial conocer los riesgos y adoptar todas las medidas a nuestro alcance para garantizar la seguridad y la privacidad cuando participamos en videoconferencias, sean del tipo que sean.

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Trabajo-ocio, videoconferencias-privacidad: Consejos básicos evitar riesgos

Como empresa, debes respetar, en todo momento, la normativa relacionada con protección de datos personales, a saber: el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de derechos digitales (LOPDGDD) y, por supuesto, la conocida como “Ley de teletrabajo” y, en este sentido, debes establecer un protocolo de teletrabajo e informar al trabajador de todas las cuestiones que debe implementar en su día a día para que, desde su hogar, pueda seguir trabajando y protegiendo tanto sus datos personales como los datos a los que tiene acceso por razón del trabajo que desempeña. Es fundamental el uso de una VPN, la adopción de contraseñas seguras -y cambiadas con frecuencia- y, por supuesto, la separación de las cuestiones (documentos, carpetas etc.) profesionales de las personales, máxime si hay un único dispositivo en el hogar del que también hacen uso los menores de la casa para sus clases -e incluso juegos- de manera online.

A nivel trabajador, además de seguir las pautas marcadas por la empresa, es necesario que se adopten las máximas precauciones -incluso durante las videoconferencias que se realicen a título personal para tratar temas banales con amigos o familiares- para evitar ser víctima de un ciberataque. En este sentido, la más importante es emplear para las reuniones online únicamente plataformas o herramientas digitales aprobadas por la organización y con garantías de seguridad. Estaríamos hablando, entre otras cosas, del cifrado con protección de extremo a extremo o del acceso a través de contraseñas cifradas y seguras, por citar solo algunas.

Otro aspecto básico es que, salvo que sea estrictamente necesario, mejor no grabar las reuniones online. En todo caso, para hacerlo, conviene recordar la necesidad de contar con el consentimiento expreso mediante clara acción afirmativa de todos los participantes y, por supuesto, la necesidad de cumplir con todos los principios que prevé la normativa para todos los tratamientos de datos personales: confidencialidad, conservación etc.

La lista de consejos para garantizar que se cumplen con ciertos niveles de seguridad en las reuniones online puede ser interminable: bloquear el acceso cuando todos los participantes se hayan identificado, acceso seguro de usuarios, limitar quién puede compartir pantallas, etc.

A nivel usuario, te recomendamos que hagas uso de antivirus y firewalls, que realices las videollamadas desde un lugar neutro (es decir: un lugar de cuya visión no se desprendan más datos personales de los estrictamente necesarios) y en el que no haya interrupciones para participar en las videoconferencias, que hagas uso de una contraseña segura y que la cambies con frecuencia, que tengas tapada la cámara todo el tiempo que no la estés usando y que compruebes si han hackeado tu email, entre otras cuestiones.

Te recomendamos, además, que si haces uso de aplicaciones no seguras para temas personales (que te recomendamos que no lo hagas) si es posible lo hagas en dispositivos personales, no mezcles lo profesional y lo personal, hagas uso de contraseñas seguras y verifica que la aplicación ha sido descargada de tiendas oficiales.

Si te quieres quedar solo con una idea ¡Viva el refranero español!

Por último, en este tema también se cumple lo que dice el refranero español “Más vale prevenir que curar”. Y, para prevenir -y evitar, en la medida de lo posible- ser víctima de un ciberataque durante una videoconferencia o, en general, durante el uso de las TIC, es necesario conocer los problemas y adoptar todas las medidas que estén en nuestra mano para aumentar la seguridad de nuestros dispositivos y conexiones y así, por ende, proteger nuestros datos personales.

¿Y tú, cómo llevas el binomio: trabajo-ocio videoconferencias-privacidad?